Manual de Buenas Prácticas de Uso de las Redes Sociales en la Empresa

Hoy en día ¿quién no está en una red social? Las redes sociales forman parte de nuestra vida. Tenemos perfiles personales en Facebook, profesionales en Linkedin, o mixtos en Twitter, pero ¿les sabemos sacar partido? ¿Qué podemos hacer para maximizar su potencial? Concretamente esta entrada va dirigida a las empresas, que tienen que cuidar (y mucho) qué se dice en internet sobre ellas, sus trabajadores y su relación con los clientes actuales y potenciales. Y es que, hoy en día, empresa que no está en una red social es empresa destinada al fracaso.

En primer lugar, toda empresa debe tener visibilidad en un mundo globalizado como el actual vía internet. Debe darse a conocer, posicionarse, e interactuar intentando llegar a mercados nuevos y cada vez más amplios, en constante evolución y de cuya existencia difícilmente podríamos conocer en tiempo real si no fuese por la red. Herramientas para ello podrían ser las webs, los blogs corporativos o la creación de perfiles en redes sociales. Eso sí: tan importante como tenerlos es mantenerlos actualizados, porque pocas cosas dan peor impresión que visitar una web corporativa y que su última actualización sea de hace meses (si no años).

Asimismo, existen herramientas internas para que cada empresa disponga de los medios necesarios para aumentar su productividad, ya sea a nivel organizativo o comunicativo. Entre las herramientas organizativas destacaremos las que nos ofrece Google porque, aparte de que son verdaderamente útiles, tienen algo que las hace ganar puntos (y más en tiempos de crisis): ¡son gratis!

• Gmail: gestor de correo electrónico con gran capacidad de almacenamiento.
• iGoogle: cada vez la página de inicio de más gente. Permite personalizar con la información que se desee mediante gadgets una página personal, agrupando por pestañas (si se desea), por ejemplo, los de la misma categoría. Podremos crear dentro de una misma página una pestaña con noticias de los periódicos que elijamos, otra con noticias de economía, etc.
• Google Docs: similar a un paquete Office, pero con la ventaja de que es online y que permite la modificación de textos desde distintos ordenadores simultáneamente. De este modo, a la hora de hacer un trabajo en grupo todos sus participantes pueden estar redactando un proyecto a la vez, teniendo todos ellos la última versión actualizada del mismo en tiempo real, sin necesidad de juntar sus distintas partes y de enviarlas por correo electrónico.
• Google Calendar: permite llevar una agenda propia, así como la de cada uno de los miembros de un equipo. Y lo más interesante: superponer las que nos interesen para buscar huecos libres comunes. 
• Google Reader: gestor de RSS para el seguimiento de todas aquellas webs, blogs y noticias que más nos interesen, sin la necesidad de estar pendientes de cuándo hay actualizaciones al respecto.
• Google Alerts: probablemente sea uno de los mayores desconocidos. Se utiliza para recibir una alarma y la información pertinente cada vez que haya una referencia en la red a cualquiera de los aspectos que hayamos prefijado. Para entendernos, podemos configurar el nombre de nuestra empresa o de sus trabajadores y Google Alerts nos mostrará lo que se dice de ellos en internet en tiempo real. Así podremos controlar en todo momento la imagen que se tiene de nuestra empresa, pudiendo aprovechar la información para mejorar y para adaptarnos a las necesidades de la demanda en cada instante.
• Dropbox: ya fuera del entorno de Google aparece Dropbox, un disco duro compartido virtual que permite el almacenamiento gratuito de 2Gb de datos (o de más mediante distintas cuentas premium). 

Por otro lado, entre las herramientas comunicativas podemos destacar principalmente las tres siguientes:

• Google Sites: quizás sea una de las herramientas más interesantes, en cuanto que permite la creación de una intranet colaborativa gratuita para cualquier grupo y, por tanto, también para las empresas. Es un modo fácil, intuitivo y barato de crear un punto de encuentro en la red, un lugar en el que compartir todo lo relativo a planificación, organización, herramientas y datos de las empresas. Es altamente recomendable su uso, dado que fomenta la participación de los trabajadores, permitiéndoles el acceso a toda la información relevante de la organización a la que pertenecen y, obviamente, con los efectos positivos que dicha transparencia conlleva. 
• Skype: de todas las herramientas mencionadas hasta el momento, Skype es el programa con mayor implantación a nivel personal y profesional (junto con Gmail e iGoogle), siendo uno de los que más dinero ahorra a las empresas. Permite realizar llamadas y videollamadas gratuitas entre ordenadores. Se puede utilizar tanto para la comunicación intraempresarial como para relaciones con terceros, cualquiera que sea su ubicación. Pensemos en el considerable ahorro que supone eliminar el coste de toda la comunicación telefónica de la empresa (y más aún si las llamadas son internacionales).
• Youtube: imprescindible para comunicar nuestros vídeos corporativos y para captar personal a través de los cada vez más famosos vídeocurriculos. 

Como mención especial vamos a dedicarle un apartado con sustantividad propia a las REDES SOCIALES. Si bien es cierto que suelen ser más utilizadas a nivel individual o personal, el verdadero potencial de las mismas radica en su gran valor para las empresas. No obstante, hay que saber maximizarlo sacando el mayor partido posible a todas ellas. Pensemos que lo que fluye en las redes sociales es información y, tal y como reza el dicho, "la información es poder". Consiguiendo la mayor y más veraz información posible estaremos mejor posicionados, conseguiremos ahorrar costes y tendremos una ventaja competitiva esencial en cualquier ámbito en el que nos movamos. Por esta razón, debemos exprimir las redes sociales en varios sentidos:

• Podemos utilizar redes tales como LinkedIn, Xing o Twitter como herramientas para crear reputación online. En ellas podremos crearnos perfiles personales o empresariales y darnos visibilidad mostrando nuestra formación, nuestras inquietudes, nuestro savoir-faire y creando una nada desdeñable red de contactos. Además, con ello nos creamos una marca personal o empresarial y ganamos en cercanía con los terceros.   
• Del mismo modo, podemos hacer uso de ellas para captar empleo (o para buscarlo, a nivel individual). Buscando en las redes sociales adecuadamente encontraremos candidatos apropiados para nuestros puestos de un modo rápido y barato, ahorrándonos una considerable cantidad de dinero y con gran eficiencia. 
• Obtenemos información instantánea de todo aquello que necesitemos que esté en internet (que actualmente es prácticamente todo) e informamos al mundo de nuestra actividad, nuestros objetivos, nuestra cultura en tiempo real, con el beneficio que esa interacción con el mundo nos reporta.
• Conocemos lo que de nosotros (o de nuestros empleados) se dice en la red. 

En definitiva, las redes sociales y las herramientas 2.0 hoy en día facilitan y potencian la actividad empresarial hasta tal punto que, de no hacer uso de ellas, situarían a las empresas en una situación desventajosa conducida al fracaso a medio plazo. Por esta causa, en un entorno dinámico, convulso y globalizado en el que los cambios nos afectan instantáneamente y mediante casi incontenibles reacciones en cadena, hay que saber optimizar todos los recursos que están a nuestra disposición. 

En esta entrada nos hemos centrado principalmente en aquellas herramientas que mejoran la visibilidad y productividad de la empresa y que nos ayudan a ahorrar tiempo y costes y a obtener información cualquiera que sea la materia. Sin embargo lo más destacable es que su utilización es fácil y gratuita y que son herramientas que están al alcance de todos, así que no dejemos de utilizarlas porque nos harán la vida más fácil.

AGRADECIMIENTOS: En otro orden de cosas, aprovecho para agradecer a quien inspiró este post (y este blog) que nos hiciera pasar un muy buen rato durante el módulo de "gestión de herramientas 2.0" del máster y que nos abriera los ojos a una realidad que muchos desconocíamos y que nos ha resultado más que interesante. ¡Gracias Jezabel!